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Muitos produtores veem o dinheiro entrando e saindo da conta bancária, mas não sabem ao certo para onde ele foi e quanto foi gasto durante o mês para produzir cada litro de leite. Para responder a essas e outras perguntas existem duas ferramentas de extrema importância: o fluxo de caixa e o custo de produção, que demonstram, respectivamente, os resultados financeiros e econômicos do negócio, conforme assinala o técnico Adriano Botelho, do Núcleo Gestão do Leite do Rehagro.
Antes de falar dessas ferramentas, ele explica que há alguns pontos fundamentais para que sua adoção ocorra de maneira sólida. O primeiro deles é a estruturação da coleta de dados para que os controles financeiro e econômico ocorram posteriormente. Por intermédio das definições do responsável pelos lançamentos de dados e da forma de registro de todas as receitas e despesas, inicia-se o trabalho.
“Como o movimento do dinheiro é muito dinâmico em uma fazenda de leite, o fluxo de caixa é soberano nas tomadas de decisões. Ele mostrará o que a fazenda precisa pagar e deverá receber no período seguinte”, nota ele. Ou seja, por meio do fluxo de caixa, é possível então vislumbrar o saldo num futuro próximo, o que auxilia nas negociações de prazos para pagamentos de fornecedores, nas definições de estratégias de compras e também na necessidade de empréstimos ou antecipação de vendas de animais, por exemplo, com a intenção sempre de evitar o pagamento de juros bancários.
Além de contribuir para um melhor planejamento por meio da previsão de saldo futuro, o fluxo de caixa serve também para evitar a inadimplência, tanto de fornecedores quanto de clientes. Além disso, permite ao produtor compreender o movimento do dinheiro, isto é, saber para onde foi o dinheiro. Este pode ter sido desembolsado na operação da atividade, usado para pagar investimentos ou também para amortizar financiamentos. “E entender esse destino de maneira detalhada faz toda a diferença na interpretação do negócio e, consequentemente, nas tomadas de decisões. Assim, essas análises exigem um alto grau de confiabilidade dos números gerados. Para isso, a conciliação bancária é fundamental, ou seja, ter os saldos bancários iguais aos valores apresentados nos relatórios de caixa trazem uma tranquilidade muito grande ao empresário rural”, destaca Botelho.
Apesar de o fluxo de caixa ser uma ferramenta indispensável para o produtor, ele não responde a todas as suas perguntas acerca do desempenho de seu negócio, observa Bárbara Karolina, também técnica do Rehagro. “Muitas vezes é preciso avaliar o custo de produção, pois por intermédio dele é possível medir a eficiência do empreendimento, pois ele demonstra a apropriação dos custos em relação ao volume de leite produzido, considerando o período em que os recursos foram utilizados”, explica.
Dessa maneira, é possível saber quanto se gastou para produzir um litro de leite ao todo e também detalhadamente com alimentação, sanidade, mão de obra e qualquer outro componente do custo. “Como a atividade leiteira possui ciclos de produção mensal e anual é interessante que a análise do custo de produção seja feita mensal e anualmente.”
Botelho e Bárbara ressaltam que não basta visualizar o custo de produção em reais (R$) e porcentualmente. É preciso sempre ter em mente o seu resultado em reais por litro de leite produzido (R$/l). A avaliação por unidade produtiva auxilia fortemente na interpretação dos resultados. Um aumento absoluto do custo alimentar (em reais) pode não ser algo ruim, necessariamente, caso esteja aumentando também a produção de leite. “Quando se avalia o resultado do custo alimentar em R$/litro, é possível entender se houve melhoria ou não de eficiência, bem como usar o mesmo indicador de outras fazendas, o chamado ‘benchmarking’, para enxergar possíveis oportunidades de melhoria”, diz Botelho.
Custo de produção – São diversos os aspectos econômicos e zootécnicos que têm efeitos importantes sobre o custo de produção, como a variação da média de produção por vaca por dia, a variação do número de animais em lactação, a ocorrência de desperdício, os preços dos principais insumos, entre outros itens. “Vale ressaltar que o perfil comportamental dos custos influencia os resultados de formas diferentes, já que os custos variáveis estão atrelados diretamente ao volume produzido, enquanto os fixos não têm relação direta com a produção”, explica Botelho, observando que um corte de gastos com alimentação pode significar uma queda de produção e uma queda nos resultados econômicos. Cada caso é um caso e deve ser avaliado, considerando-se o contexto completo em que cada fazenda está inserida.
Bárbara, por sua vez, nota que, além de avaliar a eficiência da fazenda por meio da análise do custo de produção, é possível comparar os resultados dela com outras fazendas que possuem o mesmo sistema. Com isso, consegue-se saber em quais aspectos a fazenda está melhor ou pior em relação às demais, “o que permite ter a ideia do que elas fazem de diferente para obter determinado resultado que a fazenda também poderia”. Essa ferramenta chama-se benchmarking e, nele, por exemplo, pode-se comparar os custos de vacas e de recria.
Criar cenários futuros – Até agora, as ferramentas apresentadas por Botelho e Bárbara demonstram o passado realizado, não apresentando cenários futuros de médio e longo prazos. Por isso, eles assinalam que o fluxo de caixa até pode conter informações futuras de curto prazo, mas é por meio da fase de “Planejamento Orçamentário” que é possível trabalhar enxergando de forma antecipada cenários mais distantes (veja Quadro).
O processo de planejamento orçamentário se inicia com o questionamento dos objetivos dos proprietários. “É necessário que a fazenda tenha um planejamento estratégico prévio, ou seja, seus donos devem ter em mente, de maneira clara, aonde querem chegar em termos de produção, produtividade por animal, resultados esperados. A partir da estratégia definida, partimos efetivamente para a elaboração do orçamento anual”, diz Botelho.
Detalhando, Bárbara comenta que o orçamento se inicia pela definição de quantos animais a fazenda possuirá ao longo dos meses. Para isso, é preciso desenvolver a evolução de rebanho, projetando mensalmente o número de animais em lactação, no pré-parto, vacas secas, bezerras em aleitamento, recria jovem e recria adulta. Em seguida, é inclusa a meta mensal de produção de leite por vaca por dia, a meta do porcentual de leite vendido e a meta de preço do leite, a partir do histórico do ano anterior.
“É importante lembrar que outras receitas, como vendas de vacas de descarte, outras categorias animais e outros produtos, caso a fazenda tenha outros negócios, também são levadas em consideração. Concluídas as receitas, partimos para as despesas, sendo a alimentação o mais importante”, nota ela.
O orçamento da alimentação é feito por meio da definição das dietas de cada categoria e dos preços de cada insumo relacionado com o número de animais por categoria. Os outros itens, como medicamentos, insumos destinados ao manejo reprodutivo dos animais, entre outros, podem ser calculados a partir do número de cabeças ou por litro de leite produzido. Os gastos fixos, como mão de obra, telefone, internet, manutenções, material de escritório, etc. devem ter suas metas estabelecidas por meio do histórico.
Ela afirma ainda que custeios, investimentos a serem feitos e os financiamentos que a fazenda paga também são considerados, já que esses itens, normalmente, têm grande relevância para o fluxo de caixa.
Um ponto fundamental no processo é que qualquer melhoria proposta no orçamento deve ser acompanhada de um plano de ação para que isso de fato aconteça na prática. Não adianta colocar no orçamento uma melhoria, se na prática não houver mudanças na fazenda capazes de proporcionar essa evolução esperada.
Por sua vez, Botelho destaca que, feito o orçamento, é necessária uma maneira prática e ágil de checagem dos resultados alcançados, para verificar se as metas de receitas e gastos foram atingidas. “Com essa finalidade, foi desenvolvido pelo Rehagro um relatório dinâmico e automatizado, no qual é possível confrontar o valor orçado e o realizado por mês e pelo período acumulado, ficando bastante claro o destino do dinheiro e em quais contas houve desvios.”
Ele faz questão de frisar que, a partir das experiências de produtores com o trabalho de gestão por resultados com foco financeiro e econômico, “percebe-se uma forte mudança na forma de se fazer a gestão das propriedades rurais. Os produtores passam a enxergar melhor seus números e aprendem a avaliar seus resultados”.
Vale acrescentar que o projeto de gestão por resultados é apenas um de três pilares que sustentam o êxito de um negócio. “Os outros dois pilares são a liderança, representada pelo produtor rural, que é quem decide e faz as coisas acontecerem, e a gestão técnica, que vem dos técnicos de campo responsáveis pelos aspectos de nutrição, reprodução, sanidade, agricultura, entre outros”, arremata Botelho.
Informações: www.rehagro.com.br
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